Susisiekite: +370 698 36577
info@itakademija.lt 

  Linkedin tinkle  Facebook tinkle

 



Kaip MS Word programoje sukurti serijinius dokumentus

Ruošiant dokumentus, kurie vienas nuo kitos skiriasi labai nedaug (kvietimus, šventinius sveikinimus, sertifikatus, padėkas, sutartis), galima pasinaudoti Microsodt Word programos kortelės Mailings komandomis.

Didžioji dalis informacijos tokiuose dokumentuose yra vienoda, skiriasi tik tam tikri duomenys. Serijiniai (masiniai) dokumentai kuriami sujungiant du dokumentus:

  • pagrindinį, kuriame yra vienoda informacija, MS Word failą.
  • duomenų šaltinio failą, kuriame yra kintanti informacija. Patogiausia naudoti MS Excel failą.
Serijinių dokumentų parengimas atliekamas tokia tvarka:
  • Pagrindinio dokumento nekintamos dalies parengimas.
  • Duomenų šaltinio failo prijungimas.
  • Duomenų iš duomenų šaltinio failo įterpimas į atitinkamas pagrindinio dokumento dalis.
  • Tiražo suformavimas.

Kelios tipinės situacijos, kuriose ši komanda supaprastina darbą:

  • Mokymo įstaiga organizuoja vasaros stovyklą moksleiviams ir su visais moksleivio tėvais arba globėjais turi pasirašyti sutartį. Sutarties tekstas yra vienodas, skiriasi tik moksleivio informacija. Sutarties šablonas parengiamas MS Word programoje, moksleivio informacija suvedama MS Excel faile.
  • Konferencijos dalyviams reikia atspausdinti kelis šimtus sertifikatų. Sertifikato šablonas parengiamas MS Word programoje, dalyvių, kuriems bus spausdinamas sertifikatas, duomenys suvedami MS Excel faile.
  • Mėnesio pabaigoje reikia išsiųsti laiškus visiems skolininkams. Kad nereikėtų kurti kiekvieno laiško atskirai, galima laiško tekstą parengti MS Word programoje, o besikeičiančius duomenis (skolininko pavardė, skolos dydis, elektroninis paštas, kuriuo bus siunčiamas laiškas, saugomi MS Excel faile).

Praktinis sertifikatų parengimo ir atspausdinimo pavyzdys:

  • Sukuriami failai – dokumento (sertifikato) šablonas ir dalyvių sąrašas.
IT akademija Mailings 1
 
IT akademija Mailings 2
  • Prie MS Word šablono prijungiamas MS Excel failas-sąrašas Mailings » Select Recipients » Use Existing List...
    Reikia nurodyti MS Excel failą ir darbo lapą, kuriame yra duomenys.
 IT akademija Mailings 3
IT akademija Mailings 4
 
IT akademija Mailings 5
  • Mygtuku Insert Merge Field įterpiami stulpelių laukai iš MS Excel sąrašo.
IT akademija Mailings 7
  • Result mygtuku vaizdas perjungiamas į rezultatų rodymą.
 IT akademija Mailings 8
  • Peržiūrėti įrašus galima priemonių grupės Preview Result mygtukais Next Record, Previous Record.
IT akademija Mailings 10
  • Dokumentų suliejimas atliekamas mygtuko Finish & Merge komandomis:
    • Edit Individual Documents – suformuojamas naujas MS Word dokumentas, kuriame kiekvienas tiražo egzempliorius sudaro atskirą lapą (sekciją).
    • Print Document – atspausdinami sulieti dokumentai
    • Send E-mail Messages.. – išsiunčiami dokumentai elektroniniu paštu. 
IT akademija Mailings 9
  • Jei sertifikatus norime atspausdinti, renkamės Finish & Merge komandą Print Documents... nurodome kiek įrašų norėsime spausdinti ir OK.
IT akademija Mailings 11